Eine E-Mail-Abwesenheitsnotiz ist eine automatisch generierte Antwort, die versendet wird, wenn jemand Ihnen eine E-Mail schickt, während Sie nicht verfügbar sind. Bei uns kann sich das jeder Benutzer selbst einrichten.
Eine E-Mail-Abwesenheitsnotiz bietet mehrere Vorteile:
- Informiert Absender über Ihre Abwesenheit:
- Die Abwesenheitsnotiz informiert Absender darüber, dass Sie für eine bestimmte Zeit nicht verfügbar sind. Dies hilft, Missverständnisse zu vermeiden und zeigt, dass Sie die eingehenden E-Mails erhalten haben, jedoch aktuell nicht verfügbar sind.
- Erklärt den Grund für die Abwesenheit:
- Sie können den Grund für Ihre Abwesenheit angeben, sei es im Urlaub, auf Dienstreise oder aus anderen persönlichen Gründen. Dies gibt dem Absender Kontext und zeigt, dass Sie transparent kommunizieren.
- Bietet alternative Kontakte oder Lösungen:
- In Ihrer Abwesenheitsnotiz können Sie alternative Kontakte oder andere Lösungen anbieten, falls die Absender dringende Anliegen haben. Dies ermöglicht es, wichtige Angelegenheiten trotz Ihrer Abwesenheit zu klären.
- Verhindert wiederholte Anfragen:
- Durch die Benachrichtigung über Ihre Abwesenheit reduzieren Sie die Wahrscheinlichkeit, dass der Absender wiederholt E-Mails senden, wenn Sie nicht sofort antworten. Dies trägt dazu bei, den E-Mail-Verkehr effizienter zu gestalten.
- Zeigt Professionalität und Höflichkeit:
- Das Verwenden einer Abwesenheitsnotiz zeigt Professionalität und Höflichkeit gegenüber den Personen, die Ihnen E-Mails senden. Es zeigt, dass Sie deren Kommunikation schätzen und sich um eine angemessene Reaktion kümmern.
- Hilft bei der Planung von Follow-up-Aktionen:
- Die Notiz kann auch dazu verwendet werden, um über den Zeitpunkt Ihrer Rückkehr zu informieren. Dies erleichtert es Absendern, ihre Erwartungen zu verwalten und Follow-up-Aktionen entsprechend zu planen.
- Vermeidet unnötige Sorgen und Unsicherheiten:
- Wenn Absender keine Antwort erhalten, könnten sie sich Sorgen machen oder unsicher sein, ob ihre E-Mail angekommen ist. Die Abwesenheitsnotiz gibt ihnen Gewissheit darüber, dass Sie die E-Mail erhalten haben und dass Sie bald antworten werden.
Insgesamt bietet die Verwendung einer E-Mail-Abwesenheitsnotiz eine effektive Möglichkeit, die Kommunikation während Ihrer Abwesenheit zu managen und gleichzeitig Professionalität und Höflichkeit zu wahren.
Wie richte ich eine Abwesenheitsnotiz ein?
Als Kunde der @siplan gmbh können Sie diese Nachricht am Mailserver selbst einrichten.
Dazu melden Sie sich hier https://mailadmin.business.co.at/users/login.php einrichten. Melden Sie sich mit Ihrer E-Mail Adresse und dem dazugehörigen Passwort an. Es erscheint ein Dialog:
Wählen Sie „automatische Antwort“, im zweiten Dialogfeld können Sie dann Details ausfüllen:
Der Dialog ist eigentlich selbsterklärend, oder? Gerne helfen wir Ihnen aber auch weiter oder richten den Assistenten für Sie ein.